Wohin mit all dem Papier? – Papierloses Büro

Ein papierloser Paper-Addict?

Ihr kennt sie, die Flut an Papier die es tagtäglich in den eigenen Briefkasten schafft. Angefangen bei der Tageszeitung, bis hin zu Rechnungen oder Werbeflyern die kein Mensch braucht. Für mich war es nun an der Zeit all das loszuwerden und mich neu zu organisieren. Euch nehme ich nun mit auf meine Reise ins Land des papierlosen Büros.


Kurz vor Weihnachten 2017 ist mir der imaginäre Kragen geplatzt und ich habe meine komplette Papierablage
aus den Regalen geholt und sortiert. Nachdem ich einmal alles durchgegangen war, blieben mir nur noch 1,5 Ordner übrig die ich unbedingt behalten muss. Oder anders gesagt, ich kann ganze zwei Wäschekörbe Altpapier entsorgen, muss 7 leere Aktenordner und viele Hefter loswerden und habe ganze 3 Bretter in meinem Bücherregal zurückgewonnen.

Aktenordner

Ich habe mich dazu entschieden meine Unterlagen nun digital zu archivieren. Warum? Weil ich finde, das ich den Platz den ich dadurch erhalte, wesentlich sinnvoller nutzen kann als zum beherbergen von Akten und Papieren die ich im Grunde nie brauche. Ganz abgesehen davon spart mir eine digitale Suchfunktion viel Zeit und vor allem Nerven.

Als digitale Ablege wird mir in Zukunft Evernote dienen. Die Suche ist einfach einmalig und ich kann mir eine wahnsinnig durchdachte tiefe Ordnerstruktur sparen, weil ich sie mit Evernote einfach nicht mehr brauche. Es reichen ein paar wenige Notizbuchstapel gefüllt mein einer Handvoll digitaler Notizbücher. Alles was ich meinem System frisch hinzufüge landet in dem entsprechen Notizbuch und bekommt zusätzlich noch ein paar Tags, also Schlagworte. (Bei meinem ersten Evernote Versuch vor ca. 2 Jahren wusste ich die Schlagwortfunktion nicht zu schätzen, heute möchte ich nicht mehr ohne sie auskommen. Ich kann also nur jedem raten sich das ganze einmal genauer anzusehen.)

Hier mal ein Beispiel: Landet die neue Nebenkostenabrechnung bei uns im Briefkasten scanne ich sie in Zukunft ein und schiebe sie als PDF in das Notizbuch “Wohnung”. Mit den Schlagworten ‘Nebenkostenabrechnung’ und ‘Steuern 2017’ versehen, kann ich sicher sein, das ich sie zu passender Zeit wieder finden werde. (Zum Beispiel wenn es an die Lohnsteuererklärung geht.) Die PDF-Datei an sich lasse ich durch einen Automatismus noch einmal lokal und offline speichern. Das Papierschreiben wandert dann im Gegensatz zu früher auf direktem Wege in den Aktenvernichter.  


Ist das wichtig oder kann das weg? 

Am Anfang stand auch für mich die leidige Frage: Ist das wichtig oder kann das weg? Ich musste also erst einmal herausfinden, was man als Privatperson behalten MUSS und welche Unterlagen ich auch einfach für mein Gewissen in digitaler Form aufbewahren darf. Für Geschäftsleute stehen die Regeln da ziemlich fest, für alle anderen habe ich da eher vage Empfehlungen gefunden. Ein guter Anhaltspunkt war zum Beispiel Aufbewahrungsfristen.org. Ich würde mir da eine klare und transparente Regelung wünschen an der man sich entlang hangeln kann. 


Vom Paperaddict zum Paperless Pioneer? 

Alte Briefe

Mache ich nun eine 180° Grad Kehrtwende nachdem hier alles mit einem Bericht über Kalender und Papier angefangen hat? Nein! Ganz sicher niemals. Ich liebe Papier und weiß es sehr zu schätzen. Ich werde mir aber sogenannte Inseln bauen und mich nur all des Papiers entledigen, das hier immer ungefragt auf meinem Tisch landet. Handschriftliche Notizen oder Kalender werden mich sicher auch weiterhin begleiten.

 Denn seien wir doch alle mal ehrlich: Wie viel von dem war wir da so fein säuberlich abheften und horten brauchen wir wirklich regelmäßig wieder? Reicht da nicht vielleicht sogar einfach eine digitale Kopie die nicht im Regal verstaubt? Vieles haben wir nämlich sicherlich nur auf, weil wir es aus anderen Generationen so kennen oder weil wir aus sentimentalen Gründen glauben es bestimmt irgendwann einmal wieder zu brauchen. Eben frei nach dem Motto: Besser haben als brauchen! 


Wie versprochen möchte ich euch in Zukunft über meinem Prozess zum Papierlosen oder eher Papierarmen Büro teilhaben lassen. Es steht ja noch die Frage aus, welche Dokumente ich entsorgt habe und vor allem, wie wird man solche Massen Altpapier auf einmal los. 

Wie schaut das bei euch aus? Lasst mich doch in einem Kommentar wissen ob sich bei euch noch Berge von Papier türmen oder teilt euer System mit uns.